Warum Document Management einsetzen?

Der Einsatz von IT-Systemen zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen ist heute in fast allen Unternehmen selbstverständlich. Aber wichtige Dokumente aus unterschiedlichen Abteilungen werden oft noch wie vor 100 Jahren archiviert. Nutzen Sie doch lieber zeitgemäße Methoden.
Wie groß auch immer Ihr Unternehmen ist, eine Document Management Lösung wird Ihnen eine große Reihe von Vorteilen bieten und Ihnen den Weg zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil ebnen. Dokumente werden schneller gefunden und abgelegt. Außerdem vergeuden Mitarbeiter weder Zeit noch Geld, um Dokumente zu duplizieren oder umher zu schicken. Die Systeme helfen Ihnen Ihre Geschäftsabläufe, Ihre Produktivität und Ihren Kundenservice zu verbessern und senken dabei gleichzeitig Ihre Kosten.

Die wichtigsten Vorteile für Ihr Unternehmen:

Kosten werden reduziert

Die Produktivität steigt

Die Geschäfstabläufe werden effizienter

Der Kundenservice wird verbessert

Dokumente sind einfach und schnell zu finden

Dem Verlust von Dokumenten wird vorgebeugt

Die Dokumente werden vor unautorisiertem Zugriff geschützt

Gesetzliche Anforderungen werden umgesetzt


Ein Document Management System hilft Ihnen viele Engpässe in Ihrem Geschäftsablauf zu beheben. Abgesehen von dem großen Funktionsumfang, den Sicherheits- und Integrationsmöglichkeiten, die unsere Produkte bieten, lösen sie zuallererst das Grundproblem eines immer wachsenden Papierberges, mit dem sich eine Firma auseinandersetzen muss.

Fragen Sie sich selbst:

Wie viele Aktenschränke in Ihrem Büro verschwenden Bürofläche und Ihr Geld?

Wie lange brauchen Sie um eine benötigte Akte oder ein benötigtes Dokument zu finden?

Wie oft passiert es, dass jemand anderes das von Ihnen benötigte Dokument hat?

Wie viele Dokumente sind letztes Jahr verloren gegangen?

Sind Sie sicher, dass Ihre Daten nur von autorisiertem Personal eingesehen werden?

Wie viele Kopien eines Dokumentes gibt es in Ihrem Büro?

Wie oft müssen Sie jemanden zurückrufen, weil Sie nach den benötigten Informationen suchen müssen?

Wie hoch sind Ihre Portokosten für Dokumente, die auch per E-Mail versendet warten könnten?

Wie gut ist Ihre Übersicht über Rechnungsvorgänge?

Können Sie immer auf Nachfrage die Kopie eines unterschriebenen Lieferscheins herausgeben?

Können Sie gewährleisten, dass Sie die neusten Bestimmungen in Bezug auf Dokumentensicherheit, -aufbewahrungsdauer und Aktiviätenprotokollierung einhalten?

Sind Ihre Dokumente sicher vor Feuer oder Überschwemmungen?

Unsere Antworten:

Ein Document Management System hilft jedem Betrieb den Platz für die Aktenhaltung zu reduzieren. Dadurch wird mehr Platz für Produktivität geschafft und die Kosten reduziert

Ein Document Management System unterstützt Sie dabei die durchschnittlichen 2,5 Stunden einzusparen, die jeder Angestellte pro Woche verschwendet um nach einem Dokument zu suchen und die Aktenablage zu pflegen

Ein Document Management System macht das Duplizieren von Dokumenten unnötig und reduziert somit die Druck- und Kopierkosten

Ein Document Management System gibt den Angestellten sofortigen Zugang zu allen Dokumenten, sofern diese für sie freigegeben wurden

Ein Document Management System fördert die Wiederverwendung von Dokumenten. Dies führt in der Dokumentenerstellung und – verteilung zu niedrigeren Kosten

Ein Document Management System verbessert Ihren Kundenservice und die -zufriedenheit durch schnelle Reaktionszeiten. Durch die Zeitersparnis können sich Ihre Angestellten vermehrt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren

Ein Document Management System reduziert Zeit- und Geldaufwand für die Suche nach Dokumenten, der Aufwand verlorene Dokumente wiederherzustellen entfällt

Ein Document Management System reduziert den benötigten Lagerplatzes für Papier. Mit den immer steigenden Kosten für Geschäftsräume kann dies zu einer erheblichen Kostenersparung führen

Ein Document Management System ermöglicht telefonische Anfragen durch den schnellen Zugriff auf die Daten sofort zu bearbeiten. Langwierige Recherchen und Rückrufe entfallen somit